“Pakai aplikasi manajemen proyek itu buang-buang waktu, menghambat pekerjaan” “Pakai spreadsheet saja sudah cukup, kok!”, “Mahal, menghabiskan anggaran saja”, “Aplikasi ini hanya bisa digunakan orang-orang yang sudah tersertifikasi oleh PMI”. Apa anda pernah mendengar beberapa mitos aplikasi manajemen proyek tadi?

Hingga saat ini, mungkin masih banyak pihak-pihak yang percaya akan mitos-mitos aplikasi manajemen proyek di atas. Akhirnya, mereka kemudian masih memilih cara tradisional yang memerlukan banyak Sumber Daya Manusia (SDM) untuk mengoperasionalisasikan proyeknya. Penyajian data proyek melalui dokumen cetak (printed) dan perangkat spreadsheet juga masih jadi primadona untuk dipilih karena dianggap lebih murah dan efisien. Tapi apa anda tahu, faktanya aplikasi manajemen proyek hadir dengan manfaat jangka pendek dan panjang dalam mengefisiensi anggaran proyek, bukan sebaliknya. 

Bukan seperti online spreadsheet yang tidak spesifik, software manajemen proyek lebih unggul karena memang dibuat untuk kebutuhan operasional dan mobilitas proyek secara real-time. Karena itu, simak 5 mitos manajemen proyek yang mungkin keliru dan penjelasannya yang sudah Tomps.id rangkum di bawah ini.

Mitos 1: Pakai Aplikasi Manajemen Proyek Itu Buang-Buang Waktu

“Pakai aplikasi manajemen proyek itu hanya menambah tugas baru lagi pada alur kerja tim yang sudah sibuk. Setiap orang jadi harus melakukan up-date status laporan pekerjaan setiap saat dan lupa untuk melakukan pekerjaan utamanya.”

Faktanya:

Keputusan solutif tentu datang dari sebuah permasalahan yang dirasakan. Karenanya, keputusan menggunakan aplikasi manajemen proyek tentu didasarkan pada manajemen maupun individu dalam tim yang mengidentifikasi adanya masalah dalam menjalankan proyek. Mungkin permasalahan pada alur pelaporan yang berbelit, tanggal jatuh tempo pekerjaan yang tidak diketahui pasti, adanya kecurigaan pada transparansi manajemen, buruknya komunikasi dalam tim, manajemen inventaris yang carut-marut, dan masih banyak lagi.

Tanpa aplikasi manajemen proyek yang sesuai dengan business process proyek anda, maka akan sangat sulit untuk mengatasi kesalahan-kesalahan yang terjadi, atau bahkan sekedar mendeteksinya. Karen itu, aplikasi manajemen proyek digunakan sebagai alat yang akan menangkap seluruh informasi, menyimpan dan mengelompokkannya, hingga membagikannya dengan mudah dan lancar kepada tim dan pemangku eksekutif.

Mitos 2: Perangkat Spreadsheet Saja Sudah Cukup, Kok!

“Kenapa kami harus membeli aplikasi manajemen proyek? Sepertinya memakai spreadsheet untuk mengolah data proyek sudah cukup. Kalau ingin cepat mendapat approval, kami tinggal menghubungi atasan untuk mengulas pekerjaan tim. Walau mungkin dibalas lama, tapi nanti juga pasti akan merespon setelah kami follow up lagi. Untuk dokumen penyimpanan, spreadsheet juga menyediakan cloud. Meski kadang kalau sudah full kami harus membayar lebih lagi. Kalau ingin laporan detail, akan ada anggota tim yang menggabungkan seluruh informasi data dilapangan dan diproses menjadi chart-chart informatif.”

Faktanya:

Memang, beberapa fungsi pendataan dokumen bisa anda proses dengan spreadsheet. Namun, spreadsheet bukanlah alat kerja kolaboratif. Ia memang bisa digunakan untuk melacak daftar data proyek, namun tidak dalam mengidentifikasi resiko, melihat beban kerja tim, melakukan approval otomatis, menyimpan evidence proyek dalam jumlah besar, hingga mengidentifikasi inisiasi dan realisasi di lapangan apakah sesuai dengan yang sudah direncanakan, hingga mendapatkan chart dan kurva perkembangan proyek secara real-time. Satu hal yang perlu diingat, anda tidak bisa melakukan berbagai aktivitas di atas dalam satu platform spreadsheet yang sama.

Mitos 3. Kalau Mau Pakai Aplikasi Manajemen Proyek, Harus Sudah Tersertifikasi PMI

“Aplikasi manajemen proyek dasarnya diciptakan untuk orang-orang yang sudah tersertifikasi dari PMI. Jadi, akan sulit untuk kami yang tidak memilikinya. Karena itu, mungkin kita harus mengelola proyek dengan alat-alat pengolah data dan komunikasi yang lebih sederhana, yang mungkin memang tidak dapat melakukan keseluruhan manajemen proyek secara terpadu di satu tempat.”

Faktanya:

Memang, memiliki sertifikat PMP dari PMI (Project Management Institute) secara resmi membuktikan anda lihai mengelola proyek dan tentunya membuka peluang besar berkarier di seluruh industri. Namun, hal itu tidak menjadi alasan bahwa aplikasi manajemen proyek hanya bisa dioperasikan oleh orang-orang yang sudah tersertifikasi saja.

Tidak ada aplikasi yang menginginkan penggunanya terkotak-kotakan dan kesulitan mengoperasikannya. Aplikasi manajemen proyek tentu dirancang sedemikian rupa untuk memudahkan semua orang dapat merasakan pengalaman menjadi manajer proyek yang handal. Misalnya, aplikasi manajemen proyek Tomps yang menyediakan fitur kustomisasi sehingga user-friendly untuk digunakan seluruh tim. Jadi, anda tidak akan kebingungan untuk mengakses menu-menu untuk menampilkan Dashboard penyelesaian proyek, Kurva S, Gantt Chart, Project Cost Control, dan lain-lain.

Mitos 4. Aplikasi Manajemen Proyek Itu Mahal, Hanya Menghabiskan Anggaran

“Aplikasi manajemen proyek itu mahal. Perusahaan kecil yang masih berkembang sepertinya akan kesulitan karena hal ini. Jadi, bukankah lebih baik menggunakan sistem tradisional untuk menjalankan proyek agar tidak menghabiskan anggaran?”

Faktanya:

Jika anda melihat dalam jangka pendek, maka hal opini semacam ini mungkin saja muncul. Namun, anda sepertinya harus mulai menyadari berapa banyak efisiensi yang ditawarkan aplikasi manajemen proyek untuk anda. Dengan aplikasi manajemen proyek, anda akan membutuhkan lebih sedikit sumber daya manusia, efisiensi biaya operasional proyek, mengurangi biaya tak terduga karena pekerjaan berulang, hingga penghematan project cost karena pekerjaan yang bisa selesai lebih cepat. Untuk informasi detailnya, silahkan perhatikan data perbandingan di bawah ini:

Mitos 5. Aplikasi Manajemen Proyek Itu Tidak Pernah Terbukti Efektif

Perusahaan aplikasi manajemen proyek selalu menekankan pada efisiensi biaya dan waktu. Tapi, kami tidak pernah mendengar ada penelitian independen yang menunjukkan perangkat ini benar-benar bisa meningkatkan produktivitas, membuat kami menghemat biaya proyek dan mempercepat pengerjaannya. Itu hanya omong kosong, bukan?

Faktanya:

Menurut laporan Wellington, 35% proyek berjalan tanpa perencanaan jadwal, biaya, dan pembagian tugas yang jelas. Jadi, bagaimana mungkin proyek semacam ini dapat mengukur kemajuan proyeknya sendiri?

Selain itu, menurut PMI ada $122 juta (sekitar Rp1,7 triliun) yang hilang untuk setiap $1 miliar (sekitar Rp14 triliun) yang dihabiskan sebuah proyek karena perencanaan awal yang kurang matang. Sebuah angka biaya overhead yang sangat besar, bukan? Tak hanya itu, dalam industri perangkat lunak diketahui ada persentase hingga 75% untuk proyek yang terlambat, overhead, dan gagal sama sekali (Ganeca).

Mirisnya, hanya ada sekitar 33% proyek yang berjalan tepat waktu dan sesuai anggaran (Standish Group Study). Jadi, bagaimana mungkin aplikasi manajemen proyek yang datang dengan solusi atas masalah perencanaan, kontrol, dan evaluasi pengerjaan proyek ini tidak efektif untuk menekan efisiensi cost dan waktu proyek? Hal ini bisa jadi dikarenakan tim anda yang belum menggunakannya secara maksimal atau mungkin masih setengah hati menggunakannya karena masih terjebak pada mitos-mitos di atas ini.