Sebanyak apakah proyek yang mengalami cost overrun?

Melansir dari Smallbusiness.chron, setidaknya ada sekitar 85% proyek yang mengalami over budget atau cost overrun dari perencanaan anggaran awalnya. Pembengkakan biaya (cost overrun) ini sendiri dalah biaya konstruksi sebuah proyek yang melebihi anggaran proyek yang sudah di ditetapkan di tahap awal ketika berjalan di tahap pelaksanaan. Faktor internal penyebab cost overrun pada proyek misalnya seperti dokumen proyek, tenaga kerja, keuangan proyek, hingga peralatan kerja. Sedangkan, faktor eksternalnya berupa kondisi geografis hingga stabilitas ekonomi nasional maupun global, misalnya seperti yang terjadi saat ini selama era pandemi Covid-19.

Untuk menghindari cost overrun, dibutuhkan manajemen proyek yang baik dalam mengontrol sebuah proyek. Tanpa perhatian penting pada perencanaan awal, schedule, budget, pembagian tim, hingga unit kerja yang jelas sebagai bentuk manajemen proyek, maka pengerjaan proyek bisa melambat dan mengalami cost overrun. Belum lagi ancaman fraud dan pengerjaan berulang yang sering menghantui pengerjaan sebuah proyek. Tidak hanya itu, sistem administrasi dalam proses pembuatan report yang masih berjalan dalam cara tradisional juga sedikit banyak menguras kas anggaran proyek.

Melansir dari Proporf, salah satu penyebab kegagalan sebuah proyek adalah kurangnya akses Key Performance Indicators (KPI) oleh perusahaan yang terbatas. Di mana, mereka mencatat hanya ada sekitar 55% prusahaan yang tidak dapat mengakses KPI secara real-time. Sebagian besar proyek saat ini masih mempercayakan pengerjaan report pada perangkat berbasis online spreadsheet yang tentu memiliki banyak keterbatasan untuk memproduksi dokumen realisasi proyek. Hal ini menunjukan bahwa manajemen proyek sudah seharusnya bergerak pada medium digital, seperti software manajemen proyek, yang lebih spesifik pada fitur yang cocok untuk mendukung mobilitasnya. Jika tidak, ancaman cost overrun pada sebuah proyek akan terus menerus memiliki peluang besar untuk menghambat atau bahkan menggagalkan proyek tersebut. Salah satu jawaban terbaik untuk menyelesaikan permasalahan ini adalah dengan beralih ke software manajemen proyek.

Lalu, bagaimana cara tepat menghindari cost overrun dengan software manajemen proyek?

4 Cara Software Manajemen Proyek Mengatasi Cost Overrun 

1. Monitoring Penggunaan Anggaran Proyek Secara Transparan

Dalam proyek, kesesuaian pengeluaran anggaran untuk tiap unit kerja dengan budget awal proyek tentu jadi poin utama yang harus diperhatikan. Sayangnya, pemilik proyek seringkali kesulitan mengakses dokumen atau grafik penggunaanbudget proyek dari project manager di lapangan. Mulai dari laporan anggaran yang terlalu lama di arsipkan, hingga kesulitan mendeteksi adanya fraud yang terjadi di lapangan. Dalam kondisi seperti ini, sistem pelaporan budget proyek yang direalisasikan di lapangan harus dimonitor secara ketat. Tentu saja, tujuannya untuk memperkecil besaran cost overrun yang terjadi pada sebuah proyek.

2. Kontrol Rencana Proyek dan Realisasinya Secara Real-Time

Manajemen proyek tentu berguna untuk mengontrol rencana awal proyek dengan realisasinya yang terjadi di lapangan. Sayangnya, tidak semua project manager dapat memanajemen proyek secara tepat untuk mengurangi peluang cost overrun. Hal ini semakin di perburuk dengan sistem monitoring tradisional yang masih banyak digunakan di lapangan. Padahal, sistem ini tentu tidak efektif untuk mencegah cost overrun karena sifatnya yang tidak real-time. Nilai ‘real-time’ tentu penting untuk melihat, merespon, dan mengontrol progres dan efektivitas pengerjaan proyek yang dilakukan tim agar tetap on-the-track.

Tanpa sistem monitoring yang real time, unit kerja yang melenceng tentu tidak dapat direspon secara cepat. Hasilnya, resiko pengerjaan berulang yang memakan banyak kas anggran proyek akan terjadi. Jangan sampai hal ini memperbesar cost overrun proyek anda, ya!

3.Beralih ke Integrated Cloud untuk Mengumpulkan dan Menampilkan Report

Pernah mengalami kesulitan dalam menerima dan mengakses report proyek di lapangan? Hal ini umumnya sering terjadi pada proyek yang masih menerapkan sistem dokumen fisik atau printed untuk melaporkan report proyek di lapangan. Cara ini tentu tidak efisien baik secara waktu dan harga yang dikeluarkan. Bayangkan berapa lama waktu untuk merespon error di lapangan jika menunggu pengarsipan dokumen yang banyak ke tangan anda. Belum lagi waktu screening data dalam dokumen tersebut yang tentu memakan banyak waktu. Tak hanya itu, resiko data tercecer, hilang, hingga penyetakan berulang yang juga memperumit alur pelaporan proyek.

Sudah menginjak era digital, mengapa tidak beralih ke sistem online cloud? Selain memangkas waktu dan harga, sistem cloud yang terintegrasi juga dapat memudahkan project manager dan pemilik proyek dalam melakukan screening data proyek lebih cepat dan efisien. Bayangkan berapa banyak budget proyek yang diefisiensi dengan cara ini.

4. Efisensi Penggunaan Sumber Daya Manusia dan Operasional Proyek

Salah satu indikator yang menyerap kas anggaran proyek dalam jumlah besar adalah Sumber Daya Manusia (SDM) atau tenaga kerja yang direkrut. Sayangnya, sebuah proyek seringkali dijalankan oleh terlalu banyak SDM yang sebetulnya tidak terlalu dibutuhkan. Semakin banyak menggunakan SDM yang tidak perlu artinya semakin banyak budget proyek yang dikeluarkan, bukan? Tak hanya itu, biaya operasional yang dikeluarkan dalam pelaksanaan sebuah proyek juga jadi indikor yang harus anda perhitungkan. Beberapa biaya operasional yang mungkin harus diefisiensi misalnya transportasi, telepon, gaji karyawan, hingga administrasi dan pengarsipan.

Bagaimana Software Manajemen Proyek TOMPS Mengurangi Resiko Cost Overrun Proyek?

Software manajemen proyek tentu menjadi jawaban atas permasalahan cost overrun yang bisa terjadi dalam proyek anda. Bagaimana tidak, Tomps sebagai software manajemen proyek, memiliki smart fiture yang meningkatkan performa manajemen proyek anda. Berbasis online dan mobile, Tomps menawarkan nilai real time, transparansi, dan fleksibilitas dalam mengelola sebuah proyek.

Bicara soal cost overrun, Tomps dapat membantu anda dalam efisensi waktu dan anggaran realisasi proyek di lapangan. Terbukti, Tomps meningkatkan efisensi waktu di sektor Pengecekan Instalasi, Pelaporan Proyek, Collect Data Proyek, dan Respon Kejadian hingga 75%. Sedangkan anggaran proyek di sektor Biaya SDM, Biaya Operasional Proyek, dan Pengadaan ATK dapat diefisiensi hingga 100%