Mengelola sebuah proyek bukanlah hal yang mudah, apa pun skala dan cakupannya. Dari merencanakan hal-hal kecil hingga menangani permintaan klien yang terus berubah hingga mengirimkan barang tepat waktu, ada banyak hal yang bisa salah. Saat Anda membagi proyek ke dalam tahap yang dapat dikelola, masing-masing dengan tujuan dan hasil sendiri, lebih mudah untuk mengontrol proyek dan kualitas hasilnya.

Dalam panduan manajemen proyek, jika Anda entah bagaimana berada dalam posisi di mana Anda diharapkan untuk mengelola proyek untuk organisasi Anda dan merasa kewalahan, lebih baik untuk mulai mempelajari tahap dasar fase siklus hidup proyek.

Menurut Panduan PMBOK (Project Management Body of Knowledge) oleh Project Management Institute (PMI), tahapan manajemen proyek terdiri dari 5 fase berbeda termasuk inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, dan penutupan yang digabungkan untuk mengubah ide proyek menjadi produk yang berfungsi.

Teman Tomps, apa Anda tahu apa saja tahapan manajemen proyek? Kalau belum tahu jawabannya, pahami dulu apa itu 6 tahapan penting manajemen proyek di bawah ini, yuk!

5 Tahapan Manajemen Proyek

Berikut tahapan-tahapan kegiatan manajemen proyek yang harus dilalui sebuah proyek:

1. Project Initiation Phase (Tahap Inisiasi Proyek)

Pada tahap ini, sebuah proyek secara resmi dimulai, diberi nama, dan dideskripsikan. Karenanya, Anda harus membuat sebuah catatan besar yang berisikan informasi rinci seperti ruang lingkup proyek, tujuan, penunjukkan project manager, besaran anggaran, jadwal kerja, dan lain-lain. Selain itu, Anda juga harus mengidentifikasi stakeholder penting yang terlibat dalam proyek ini.

Tahap inisiasi proyek adalah tahap pertama mengubah ide abstrak menjadi tujuan yang bermakna. Pada tahap ini, Anda perlu mengembangkan kasus bisnis dan mendefinisikan proyek pada tingkat yang luas. Untuk melakukan itu, Anda harus menentukan kebutuhan proyek dan membuat piagam proyek.

Piagam proyek adalah dokumen penting yang terdiri dari rincian seperti kendala proyek, tujuan, penunjukan manajer proyek, anggaran, jadwal waktu yang diharapkan, dll.

Setelah Anda memiliki tujuan proyek dan ruang lingkup proyek, identifikasi pemangku kepentingan proyek utama – orang-orang yang akan terlibat dalam proyek. Buat daftar pemangku kepentingan dengan peran, penunjukan, persyaratan komunikasi, dan pengaruh.

Sementara tujuan proyek yang jelas ditetapkan pada fase ini, piagam proyek tidak berisi detail teknis apa pun yang terjadi pada tahap perencanaan.

Alat dan dokumen yang digunakan dalam tahap inisiasi dapat meliputi:

• Proposal proyek: Proposal proyek mendefinisikan proyek dan menguraikan tanggal, persyaratan, dan tujuan utama.
• Piagam proyek: Ini adalah dokumen definitif yang menjelaskan proyek dan rincian utama yang diperlukan untuk mencapai tujuannya. Ini dapat mencakup potensi risiko, manfaat, kendala, dan pemangku kepentingan utama.
• Bagan RACI: Bagan RACI memplot peran dan tanggung jawab anggota dalam tim proyek.

2. Project Planning Phase (Tahapan Perencanaan Proyek)

Beberapa kegiatan yang dilakukan dalam tahap ini antara lain membuat struktur rincian kerja, menetapkan jadwal, tenggat waktu pengerjaan tugas, membuat milestone atau gantt chart, memperkirakan dan mencadangkan sumber daya, mencatat tanggal pengiriman penting, hingga membangun pola komunikasi yang baik dengan para stakeholder.

Selama tahap ini, akan ada kemungkinan perubahan ruang lingkup proyek yang sudah ditentukan di tahap sebelumnya. Namun, project manager harus menyetujui lebih dulu perubahan itu. Dalam tahap ini pula, project manager juga bertanggung jawab untuk memberikan visualisasi struktur rincian kerja dengan berbagai divisi berbeda secara jelas kepada seluruh tim.

Tahap perencanaan proyek membutuhkan ketekunan penuh karena menjabarkan peta jalan proyek. Kecuali Anda menggunakan metodologi manajemen proyek modern seperti manajemen proyek Agile, fase kedua dari manajemen proyek diperkirakan akan memakan waktu hampir setengah dari keseluruhan rentang waktu proyek.

Pada fase ini, tugas utama adalah mengidentifikasi persyaratan teknis, mengembangkan jadwal proyek yang terperinci, membuat rencana komunikasi, dan menyiapkan tujuan atau hasil.

Ada beberapa metode untuk menetapkan tujuan proyek tetapi S.M.A.R.T. dan C.L.E.A.R. adalah yang paling populer.

S.M.A.R.T Tujuan: Kriteria ‘SMART’ memastikan bahwa tujuan yang Anda tetapkan untuk proyek Anda dianalisis secara kritis. Ini adalah metode mapan yang mengurangi risiko dan memungkinkan manajer proyek untuk membuat tujuan yang jelas dan dapat dicapai.

CLEAR. Tujuan: Metode ‘CLEAR’ dalam menetapkan tujuan dirancang untuk memenuhi sifat dinamis dari tempat kerja modern. Bisnis yang bergerak cepat saat ini membutuhkan fleksibilitas dan hasil langsung dan CLEAR dapat membantu pengembang warga dengan itu.

Selama tahap perencanaan, ruang lingkup proyek ditentukan. Ada kemungkinan untuk mengubah ruang lingkup proyek, tetapi manajer proyek harus menyetujui perubahan tersebut. Manajer proyek juga mengembangkan struktur rincian kerja (WBS), yang dengan jelas memvisualisasikan seluruh proyek di bagian yang berbeda untuk manajemen tim.

Garis waktu proyek yang terperinci dengan setiap hasil kerja adalah elemen penting lainnya dari tahap perencanaan. Dengan menggunakan garis waktu itu, manajer proyek dapat mengembangkan rencana komunikasi proyek dan jadwal komunikasi dengan pemangku kepentingan terkait.

Mitigasi risiko adalah aspek penting lain dari manajemen proyek yang merupakan bagian dari tahap perencanaan. Manajer proyek bertanggung jawab untuk mengekstrapolasi data masa lalu untuk mengidentifikasi potensi risiko manajemen proyek dan mengembangkan strategi untuk meminimalkannya.

Elemen penting yang sering diabaikan oleh para profesional adalah rencana manajemen perubahan yang efektif. Sebagai manajer proyek, Anda harus siap untuk memasukkan beberapa perubahan dalam proyek untuk menghindari kemacetan dan penundaan proyek.

Dengan tidak adanya rencana manajemen perubahan kerja, scope creep terjadi dan menyebabkan masalah besar bagi tim proyek di tahap akhir proyek. Jadi, yang terbaik adalah mengurangi kemungkinan perubahan yang tidak terduga sebanyak mungkin.

Alat yang mungkin Anda gunakan dalam fase ini meliputi:

• Gantt chart: Bagan batang horizontal di mana anggota dapat melihat tugas apa yang harus diselesaikan dalam urutan apa, dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk masing-masing tugas.
• Risk register: Bagan yang mencantumkan risiko yang terkait dengan proyek, bersama dengan kemungkinan, dampak potensial, tingkat risiko, dan rencana mitigasinya
• 
  

3. Project Execution Phase (Tahap Pelaksanaan Proyek)

Pada tahap inilah proses pengerjaan proyek benar-benar berjalan. Sebagai project manager, tugas Anda dalam tahap ini adalah memastikan alur kerja tetap efisien dengan memantau kerja tim dengan cermat. Selain itu anda juga harus secara konsisten memelihara komunikasi kolaboratif yang baik dengan stakeholder dan memastikan bahwa proyek berjalan dengan baik. Untuk mempermudah pekerjaan Anda di tahap ini, bantuan aplikasi manajemen proyek akan sangat meringkas waktu dan tenaga anda untuk memantau jalannya proyek secara real time.

Tahap pelaksanaan proyek adalah di mana tim Anda melakukan pekerjaan yang sebenarnya. Sebagai manajer proyek, tugas Anda adalah membuat alur kerja yang efisien dan memantau kemajuan tim Anda dengan cermat.

Tanggung jawab lain dari manajer proyek, selama fase ini adalah untuk secara konsisten menjaga kolaborasi yang efektif antara pemangku kepentingan proyek. Ini memastikan bahwa semua orang tetap pada halaman yang sama dan proyek berjalan lancar tanpa masalah.

4. Project Monitoring & Control Phase (Tahap Pemantauan dan Pengendalian Proyek)

Tahap monitoring ini berjalan bersamaan dengan tahap executing untuk memastikan bahwa tujuan dan hasil proyek yang diinginkan terpenuhi. Oleh karena itu, anda harus memastikan tim bekerja dengan menetapkan Critical Success Factors (CSF) dan Key Performance Indicators (KPI). Dalam tahap ini, anda juga harus memantau pekerjaan yang berjalan dan biaya yang dikeluarkan secara kuantitatif. Hal ini untuk memastikan bahwa pengerjaan proyek sesuai dengan anggaran yang ditetapkan.

Dalam proses manajemen proyek, fase ketiga dan keempat tidak berurutan. Fase pemantauan dan pengendalian proyek berjalan bersamaan dengan pelaksanaan proyek, sehingga memastikan bahwa tujuan dan hasil proyek terpenuhi.

Selama fase pemantauan manajemen proyek, manajer juga bertanggung jawab untuk melacak secara kuantitatif upaya dan biaya selama proses tersebut. Monitoring ini tidak hanya memastikan bahwa proyek tetap dalam anggaran tetapi juga penting untuk proyek masa depan.

5. Project Closure Phase (Tahap Penutupan Proyek)

Ini adalah fase terakhir dari proses manajemen proyek. Tahap penutupan proyek menunjukkan akhir proyek setelah pengiriman akhir. Ada kalanya bakat eksternal dipekerjakan secara khusus untuk proyek dalam kontrak. Mengakhiri kontrak ini dan melengkapi dokumen yang diperlukan juga merupakan tanggung jawab manajer proyek.

Sebagian besar tim mengadakan pertemuan refleksi setelah penyelesaian proyek untuk merenungkan keberhasilan dan kegagalan mereka selama proyek. Ini adalah metode yang efektif untuk memastikan perbaikan berkelanjutan di dalam perusahaan untuk meningkatkan produktivitas tim secara keseluruhan di masa depan.

Tugas akhir dari fase ini adalah meninjau keseluruhan proyek, menyelesaikan laporan terperinci yang mencakup setiap aspek. Semua data yang diperlukan disimpan di tempat yang aman yang dapat diakses oleh manajer proyek dari organisasi tersebut. Kegiatan memberikan penilaian atau evaluasi terhadap hasil akhir proyek dan apresiasi kepada setiap anggota tim yang sudah bekerja sama. Selain itu, laporan proyek secara terperinci harus dilengkapi untuk nantinya disimpan di tempat yang aman dan dapat diakses kembali oleh project manager.

Teman Tomps, itu dia 5 tahapan manajemen proyek yang penting untuk anda ketahui. Ketahui lebih banyak wawasan tentang manajemen proyek di sini bersama aplikasi manajemen proyek Tomps.id!