Project manager, sosok satu ini tentunya punya peran penting atas stabilitas pengerjaan sebuah proyek. 

Tanpa peran project manager yang handal, sebuah proyek tidak akan berjalan secara efektif dan efisien hingga sukses mencapai target yang diinginkan. Namun, sebelum berbicara lebih jauh, apa anda sudah mengetahui pengertian, tugas dan tanggung jawab seorang project manager?

Pengertian Peran Project Manager

Project manager dapat diartikan sebagai orang yang diberi tanggung jawab untuk menggerakan strategi manajemen proyek dengan tujuan utamanya yakni mencapai tujuan proyek. Hal ini senada dengan pengertian project manager menurut Project Management body of Knowledge Guide (PMBOK Guide), yakni seseorang yang bertanggung jawab dalam mengurus sebuah proyek. Secara sederhana, project manager adalah pemimpin atau ujung tombak sebuah proyek.

Dalam ranah konstruksi, project manager juga dikenal dengan istilah manajer konstruksi. Sama-sama bertugas untuk mengelola jalannya sebuah proyek, manajer proyek sifatnya lebih spesifik karena bergerak untuk mencapai keberhasilan sebuah proyek usaha konstruksi. Tentunya, dengan tujuan untuk memperoleh profit sebesar-besarnya. Meski project manager dapat diklasifikasikan dalam berbagai ranah proyek, peran mereka tetaplah sama, yakni mengelola proyek perusahaan dengan baik untuk mencapai target atau tujuan utama proyek tersebut. 

Tugas dan Tanggung Jawab Project Manager

Project manager adalah pemimpin sebuah proyek, karena itu juga project manager memiliki tugas yang vital dalam sebuah proyek. Mulai dari membuat perencanaan, mengalokasi tim, mitigasi risiko, hingga membuat report untuk para stakeholder.

Berikut 7 tugas dan tanggung jawab project manager dalam sebuah proyek:

1. Membuat Rencana Proyek

Sebelum memasuki proses eksekusi, membuat perencanaan detail untuk sebuah proyek tentu harus dilakukan. Mulai dari menentukan budget, scope, timeline, sumber daya, hingga tujuan utama yang ingin dicapai. Semua hal ini tentu dilakukan dan dipimpin oleh project manager.

2. Mengalokasikan Unit Tugas Kepada Tim

Project manager tentu tidak bekerja sendiri, melainkan bersama tim hebat di baliknya. Setelah membuat perencanaan yang mencakup pemilihan sumber daya manusia (SDM), project manager tak lupa harus menempatkan mereka dalam tim-tim yang relevan dengan kebutuhan proyek dan spesifikasi mereka. Tim ini diberi tanggung jawab pada unit-unit tugas yang ada dalam sebuah proyek. Penentuan unit tugas dan tim penanggung jawabnya harus dibuat secara sejelas-jelasnya untuk menghindari ambigu setelah proyek masuk tahap eksekusi.

Setelah proyek berjalan, project manager juga bertugas untuk mengontrol pekerjaan mereka agar selalu on-the-track dengan cara melakukan diskusi dan brainstorming bersama. Hal ini harus dilakukan secara teratur untuk memonitoring status unit kerja, kemajuan tim, dan mengalokasikan kembali sumber daya yang dibutuhkan.

3. Membentuk Komunikasi Tim Yang Efektif

Tugas utama lainnya dari seorang project manager adalah memastikan komunikasi dalam tim tetap efektif. Komunikasi dalam tim ini mencakup daftar tugas, jadwal, dan deadline yang harus dipahami dan dikerjakan oleh seluruh tim. Komunikasi untuk menyampaikan berbagai informasi ini harus jelas dan efektif sehingga dapat dipahami oleh seluruh tim.

Komunikasi yang efektif sangatlah penting untuk meningkatkan produktivitas dan semangat kerja tim. Bayangkan jika anda sebagai project manager memberikan instruksi kerja dengan bahasa yang sulit dimengerti dan tidak efektif, pastinya hal itu dapat mengganggu ritme kerja tim dan memperkecil peluang kesuksesan proyek, bukan?

4. Melakukan Kalkulasi Anggaran

Anggaran atau budget adalah aspek terpenting dalam pengerjaan sebuah proyek. Sebelum memulai sebuah proyek, pemilik proyek dan project manager tentu sudah mengomunikasikan besaran anggaran yang diperlukan oleh proyek yang sedang mereka kerjakan.

Namun, perhitungan anggaran pada tahap pra-produksi dan tahap eksekusi berpeluang besar melenceng. Peluang terjadinya cost overrun juga sangat tinggi dalam sebuah proyek, apalagi jika lingkungan disekitar proyek berubah secara tidak terduga, contohnya pandemi global Covid-19. Karena itu, project manager harus secara jeli memonitoring penggunaan anggaran dalam proyek yang diembannya. Project manager harus sebisa mungkin memastikan anggaran yang dikeluarkan dimanfaatkan secara efektif dan efisien.

5. Mitigasi Masalah dan Krisis

Terjadinya masalah hingga krisis dalam sebuah proyek tentu bisa kapan saja terjadi. Di sinilah kelihaian project manager menangani masalah dan mengendalikan krisis diuji. Untuk mengantisipasinya, project manager harus membuat perencanaan masalah dan krisis bahkan sejak tahap pra-produksi proyek. Hal ini untuk memetakan masalah potensial yang berpeluang besar muncul dan merancang solusi untuk menanganinya di masa mendatang.

6. Monitoring Perkembangan Proyek Berdasarkan Blueprint

Tugas project manager lainnya adalah memonitoring perkembangan proyek berdasarkan blueprint. Blueprint sendiri adalah sebuah kerangka kerja terperinci yang menjadi landasan dalam pembuatan, penyusunan strategi, pelaksanaan program, fokus pekerjaan, serta implementasi yang harus dilakukan oleh unit lingkungan kerja. Jika selama proyek dieksekusi ada hal-hal yang berubah atau melenceng dari blueprint, maka project manager bertugas untuk mengkomunikasikannya kepada tim terkait agar pekerjaan mereka kembali on-the-track. Namun, jika perubahan-perubahan itu memang harus dilakukan dikarenakan satu atau lain hal, maka hal ini harus disesuaikan dengan cara mengalokasikan kembali unit kerja berdasarkan sumber daya yang ada.

7. Membuat Report untuk Stakeholder

Tugas project manager yang tak kalah penting adalah membuat dokumentasi proyek dalam sebuah report untuk para stakeholder. Selain anda dan tim, pihak stakeholder tentu membutuhkan report untuk memeriksa kemajuan proyek. Report ini nantinya berisikan informasi terperinci tentang status kemajuan proyek hingga berapa anggaran yang telah dikeluarkan. Di tahap akhir proyek, report ini akan dikumpulkan project manger dan diarsipkannya setelah mendapat pengesahan dari pihak-pihak terkait. Di masa mendatang, report ini akan berfungsi sebagai acuan bagi project manager ketika mengemban proyek lainnya yang serupa.

Itu dia pengertian dan tugas dari project manager dalam sebuah proyek yang harus anda ketahui.

Perbaharui informasi terbaru tentang manajemen proyek di sini bersama Tomps.id, your project management solution!