“Apa pentingnya menggunakan software manajemen proyek?”, “Menggunakan software manajemen proyek hanya membuang-buang anggaran”, apakah anda pernah mendengar atau bahkan berkomentar seperti ini tentang software manajemen proyek? Kami harap tidak, karena ada banyak sekali manfaat software manajemen proyek yang harus anda ketahui. 

Hingga saat ini, mungkin memang masih banyak perusahaan hingga penggerak proyek yang belum menyedari manfaat software manajemen proyek. Mereka masih mengandalkan cara tradisional yang memerlukan banyak Sumber Daya Manusia (SDM) untuk mengoperasionalisasikan proyeknya. Penyajian data proyek melalui dokumen cetak (printed) dan perangkat spreadsheet juga masih jadi primadona untuk dipilih karena dianggap lebih murah dan efisien. Tapi apa anda tahu, faktanya software manajemen proyek hadir dengan manfaat jangka pendek dan panjang dalam mengefisiensi anggaran proyek, bukan sebaliknya. 

Bukan seperti online spreadsheet yang tidak spesifik, software manajemen proyek lebih unggul karena memang dibuat untuk kebutuhan operasional dan mobilitas proyek secara real-time. Lalu, apa lagi manfaat penting dari software manajemen proyek? Simak ulasannya di bawah ini!

7 Manfaat Besar Software Manajemen Proyek

1. Peningkatan Perencanaan dan Penjadwalan

Perencanaan dan penjadwalan proyek adalah salah satu aspek terpenting dalam manajemen proyek, dan hal ini akan jadi kian mudah lewat software manajemen proyek. Alasannya, sistem software manajemen proyek akan memudahkan dalam pembuatan rencana dan jadwal unit kerja sebuah proyek. Selain itu, pekerjaan seperti pengalokasian sumber daya, pencatatan deadline, dan pencatatan penyelesaian unit kerja dapat selesai dalam waktu singkat. Semua ini dapat terjadi karena software manajemen proyek menyediakan fitur yang kompatibel dan sesuai dengan kebutuhan operasionalisasi proyek anda.

2. Kolaborasi Tim Menjadi lebih Baik

Sebuah proyek tentu terdiri dari banyak anggota departemen yang menangani unit kerja yang berbeda-beda. Karena memiliki tanggung jawab dan kesibukannya masing-masing, terkadang sulit untuk mengumpulkan seluruh anggota tim dalam rapat. Sayangnya, masalah ini secara sadar ataupun tidak dapat berakibat pada terganggunya komunikasi tim hingga terbuang sia-sianya sumber daya proyek.

Dari permasalahan ini, software manajemen proyek menawarkan kemudahan dalam meningkatkan komunikasi tim sehingga kolaborasinya menjadi lebih baik dengan cara yang mudah. Lewat software manajemen proyek, para anggota tim dapat dengan mudah mengakses jadwal pengerjaan, status perkembangan, hingga merespon revisi dan mengidentifikasi masalah dalam unit kerja hanya dalam layar gawai saja. Selain itu, fitur notifikasi yang berguna untuk memperingatkan deadline dan error dalam proyek juga pastinya akan sangat berguna dalam meningkatkan kualitas kerja. Hal ini bisa diakses dengan mudah tanpa harus menyesuaikan jawal rapat tatap muka yang seringkali merumitkan.

3. Akses Dokumen Lebih Mudah Lewat Integrated Cloud

Bicara soal proyek, pasti tidak akan terlepas dari bayangan tumpukan dokumen report yang menggunung. Belum lagi berbagai masalah yang timbul dari dokumen cetak ini seperti hilang, tercecer, rusak, hingga penyetakan berulang. Membayangkannya saja sudah terkesan rumit dan boros anggaran, bukan?

Namun, hal ini tidak akan terjadi jika anda memanfaatkan software manajemen proyek. Dengan sistem online integrated cloud, anda tidak perlu lagi menyetak ratusan dokumen proyek yang memusingkan. Para stakeholder dan anggota tim pun dapat mengakses dokumen proyek lebih mudah tanpa harus takut hilang dan tercecer. Di mana saja dan kapan saja hanya dalam satu kali klik!

4. Pantau Pengelolaan Anggaran

Melansir dari Chrone, 85% proyek mengalami kelebihan anggaran dari perencanaan awal atau cost overrun. Namun, lewat fitur yang disedikan software manajemen proyek yang tepat, resiko cost overbudget bisa diminimalisir. Hal ini karena software manajemen proyek dapat membuat project manager dan para stakeholder memonitoring dan melakukan approval pengelolaan anggaran secara real time. Beberapa indikator yang menghabiskan anggaran seperti transportasi, penyetakan dokumen berulang, hingga jumlah tenaga kerja yang digunakan dapat diefisiensi hingga 100% oleh software manajemen proyek. Terdengar menyenangkan, bukan?

5. Remote Working Yang Efisien dan Produktif

Di masa pandemi, melakukan pekerjaan jarak jauh (remote working) nampaknya sudah menjadi hal umum bahkan wajib yang harus disesuaikan. Namun, sistem remote working yang tidak efisien, khususnya dalam ranah proyek konstruksi, dapat melambatkan proyek dan menghabiskan anggaran. Di sinilah peran software manajemen proyek di butuhkan. Lewat berbagai fitur yan disediakannya, software manajemen proyek dapat membantu anggota tim bertanggung jawab atas pekerjaannya meski bekerja dari rumah. Project manajer pun dapat lebih mudah memonitoring pekerjaan mereka secara real time untuk menjaga alur penyelesaian proyek hanya dari layar gawai saja.

6. Mendelegasikan Tugas dengan Mudah

Manfaat lainnya dari software manajemen proyek adalah kemudahan dalam mendelegasikan tugas anggota dan tim. Sebelumnya, permasalahan yang kerap timbul dalam proyek adalah ambiguitas dalam memastikan pekerjaan para anggota yang kerap kali berubah atau tidak seimbang. Bisa terlalu banyak, atau terlalu sedikit dari kebutuhan proyek. Lewat software manajemen proyek, project manager dapat lebih mudah mengatur pembagian tugas untuk para anggota. Selain itu, para anggota pun tidak akan lagi kebingungan dalam mengetahui apa pekerjaan mereka saat ini dan selanjutnya beserta deadline penyelesaiannya.

7. Produktivitas dan Percepatan Penyelesaian Proyek Meninggkat

Dari semua manfaat yang sudah dijabarkan di atas, keuntungan utama dari software manajemen proyek kemudian bermuara pada poin ini: produktivitas dan penyelesaian proyek yang meningkat. Hal ini dapat terjadi karena seluruh detail unit kerja dan report perkembangan proyek lebih mudah untuk diakses. Alur pengambilan keputusan atas error, revisi, dan krisis pun dapat lebih cepat dilakukan. Kalau sudah begini, yakin untuk tidak beralih ke software manajemen proyek sekarang?

Ketahui lebih banyak wawasan tentang manajemen proyek di sini bersama Tomps.id!