Sama pentingnya dengan hard skill, beberapa soft skill di bawah ini juga penting untuk dimiliki oleh seorang project manager. Jika hard skill berkenaan dengan pengetahuan dan hal teknis, maka soft skill berkenaan dengan kepribadian, atribut personal, serta kemampuan komunikasi anda. Seperti kemampuan adaptasi, pengambilan keputusan, leadership, hingga manajemen risiko.

Project manager adalah ujung tombak kesuksesan sebuah proyek. Karena itu, project manager harus membekali dirinya baik dengan hard skill maupun soft skill yang mendukung pekerjaannya. Bayangkan jika seorang project manager tidak lihai dalam mengambil keputusan, berkomunikasi secara efektif, sehingga mengontrol munculnya krisis dalam proyek. Tentu akan membahayakan stabilitas dan memperkecil peluang kesuksesan proyek yang ditanganinya, bukan?

Berikut 9 Tomps.id rangkum 9 soft skill project manager yang penting untuk dikuasai di bawah ini!

1. Leadership

“Effective leadership is not about making speeches or being liked; leadership is defined by results not attributes.” – Peter Drucker

Leadership adalah sebuah kegiatan manajemen yang berfungsi untuk mengarahkan, mempengaruhi, mengawasi, dan memotivasi orang lain agar dapat menyelesaikan tugas yang telah direncanakan. Soft skill satu ini berguna untuk project manager saat ia diwajibkan memberikan gambaran besar akan visi dan misi sebuah proyek yang harus diraih oleh tim kedepannya. 

Tapi ingat, sifat kepemimpinan ini bukan berarti membuat anda melakukan pengontrolan ketat secara mikro pada tim. Penerapan nilai leadership yang baik adalah dengan bijaksana menyadari bahwa tim anda adalah orang-orang dengan spesialisasi tertentu yang mampu menyelesaikan unit kerja yang dibebankan kepadanya. Project manager yang baik akan mendelegasikan, mendengarkan, mendukung, menetapkan tujuan, dan memberdayakan anggota tim untuk mengambil kepemilikan atas keputusan mereka sendiri.

2. Motivasi

“Motivation will almost always beat mere talent” – Norman Augustine

Project manager yang baik adalah ia yang mampu memimpin dengan tenang di bawah tekanan, selalu positif, energik, dan selalu memastikan semangat timnya tetap tinggi. Apa anda tahu, belajar untuk mengetahui hal apa yang mampu memotivasi setiap anggota tim dan membantu mereka mendapatkan hal-hal itu akan membuat tim tetap semangat menyelesaikan pekerjaannya, bahkan meningkatkan kualitasnya. Secara langsung, project manager yang mampu membangun motivasi tinggi dalam tim juga berpengaruh pada suasana kerja yang lebih bahagia, sehat, dan produktif. 

3. Manajemen Risiko

“Sense and deal with problems in their smallest state, before they grow bigger and become fatal.” ― Pearl Zhu

Berhubungan dengan hipotesis, rasanya membuat skill project manager yang satu ini cukup menarik. Jika dibayangkan seperti ini: anda menjalankan sebuah yang terkesan stabil dan aman, namun menghabiskan banyak waktu dan anggaran pada tahap awal pra-eksekusi untuk membuat pertimbangan potensi risiko, apakah terkesan sia-sia? Tentu tidak!

Membuat pemetaan matang berikut solusi yang ditawarkan untuk segala potensi risiko sebuah proyek memang wajib anda sebagai project manager kalkulasikan. Hal ini berguna untuk meyakinkan tim dan para stakeholder bahwa anda sudah siap menghadapi segala risiko yang mungkin bisa muncul selama proyek berjalan. 

Ingat, “By failing to prepare, you are preparing to fail.”

4. Adaptasi

“And the most successful people are those who accept and adapt to constant change. This adaptability requires a degree of flexibility and humility most people can’t manage.” Paul Lutus

Manajemen proyek adalah dunia yang bergerak sangat cepat, bahkan terkadang bergerak kearah perubahan yang jauh dari perencanaan matang anda sebelumnya. Perubahan-perubahan inilah yang mendorong seorang project manager untuk mampu beradaptasi dengan baik. 

5. Komunikasi

“The single biggest problem in communication is the illusion that it has taken place.” – George Bernard Shaw

Komunikasi yang baik juga menjadi soft skill yang wajib dikuasai oleh seorang project manager. Hal ini karena project manager menghabiskan sekitar 90% waktunya dalam bekerja untuk berkomunikasi. Mulai dari monitoring proyek di lapangan, rapat dan brainstorming bersama tim, bernegosiasi, hingga membuat report untuk para stakeholder. Semua itu tentu saja membutuhkan kemampuan komunikasi yang baik dan efektif bukan?

6. Terorganisir

“The secret to multitasking is that it isn’t actually multitasking. It’s just extreme focus and organization.”

Jika membayangkan pekerjaan seorang project manager, tentunya hal itu tidak akan terlepas dari kata “multi-tasking”, bukan? 

Hal itu karena akan ada banyak unit kerja dan aspek dalam sebuah proyek yang harus project manager pantau stabilitas dan perkembangannya. Meski harus melakukan multi-tasking, project manager harus tetap terarah dengan mengorganisir pekerjaannya dengan baik. 

Namun, bukankah hal itu akan cukup sulit dilakukan? Untuk menjawab rasa pertanyan ini, coba kenal lebih dekat apa itu aplikasi manajemen proyek, yuk!

7. Membuat Keputusan

“Decision is a sharp knife that cuts clean and straight: indecision, a dull one that hacks and tears and leaves ragged edges behind it.” – Gordon Graham

Soft skill project manager selanjutnya adalah lihai mengambil keputusan. Pengambilan keputusan adalah tentang bagaimana project manager menangani masalah yang terjadi selama proyek berlangsung. Dalam mengambil keputusan, ada 6 tahapan yang harus project manager lalui:

1. Memetakan pokok masalah secara rinci dan jelas.
2. Gali berbagai solusi terbaik atas masalah yang muncul tersebut.
3. Tentukan kriteria untuk evaluasi masalah, eksplorasi pro dan kontra atas setiap solusi yang ditawarkan, lalu pilih satu solusi terbaik.
4. Petakan pihak-pihak mana saja yang berpengaruh besar dalam penerapan solusi ini atas masalah yang terjadi dalam proyek. 
5. Setelah menerapkan solusi dan menganalisis serta evaluasi masalah yang muncul itu, buatlah catatan sebagai bahan pertimbangan kedepannya.
6. Evaluasi sejauh mana tujuan proyek dicapai dengan solusi ini.

8. Negosiasi

“Negotiation means getting the best of your opponent.” – Marvin Gaye

Di urutan kedelapan ada soft skill negosiasi yang harus di dikuasai oleh seorang project manager. Saat bernegosiasi, mungkin akan ada kesepakatan-kesepakatan yang tidak selalu menyenangkan pihak anda maupun lawan. Namun, tetap untuk terus mampu mendengarkan, menyatakan, dan menyatakan masalah yang muncul dengan baik selama pertemuan negosiasi. Ingat, penting untuk tidak memihak saat bernegosiasi dan berusaha bersikap adil untuk mencapai win-win solution. 

9. Membangun Kepercayaan Tim

“The best way to find out if you can trust somebody is to trust them.”― Ernest Hemingway

Terakhir, project manager juga penting untuk menguasai soft skill membangun kepercayaan tim. Seorang pemimpin dapat memperoleh kepercayaan dengan berbagi informasi dengan tim, transparan tentang keputusan yang akan diambil, melibatkan tim dalam proses pengambilan keputusan, dan benar-benar semangat dengan pertumbuhan anggota tim dengan cara membantu mereka mencapai tujuannya. 

Penting juga untuk seorang project manager sebagai pemimpin untuk dapat mengutarakan keinginannya tanpa berbelit-belit namun tetap mau menerima saran dari timnya. Mendengarkan kekhawatiran mereka, berempati dengan mereka, dan berusaha dengan sungguh-sungguh untuk menyelesaikan masalah yang mereka hadapi dalam proyek juga akan memberi anda kepercayaan tim. Bayangkan hubungan kerja yang menyenangkan akan terjalin setelah kepercayaan tim berhasil anda bangun!

Itu dia 9 soft skill yang harus dimiliki seorang project manager yang wajib anda ketahui.